Utenti e Gruppi

Queste sezioni consentono di gestire l'elenco degli utenti e dei gruppi che hanno accesso alla piattaforma FileGrant Enterprise. Solo gli amministratori possono accedervi.

Utenti

Come creare un nuovo utente

  1. Clicca su Nuovo utente

    Clicca sul pulsante Nuovo utente in alto a destra.

  2. Compila i campi richiesti

    • First Name (Nome)
    • Last Name (Cognome)
    • Email (indirizzo email dell'utente)

  3. Seleziona il ruolo

    • Super Admin: accesso completo. Può configurare i permessi degli Admin.
    • Admin: accesso alle funzionalità abilitate dal Super Admin.
    • Contributor: può caricare e condividere file, ma non gestire utenti o impostazioni.
    • Reader: può solo ricevere e visualizzare i file.

  4. Scadenza account (opzionale)

    Definisci una data di scadenza. Alla data indicata, l'utente verrà automaticamente disabilitato.

  5. Visibilità dell'utente

    Flagga Visible to admins only per rendere l'utente visibile solo agli amministratori.

  6. Conferma

    Una volta creato, l'utente apparirà nell'elenco generale.

Importazione utenti da EntraID

Nella sezione Utenti, clicca su Importa in alto a destra, poi Importa da Entra ID. La schermata consente di ricercare e selezionare utenti, visualizzando nome, email e stato (Nuovo o Esistente). Seleziona il ruolo predefinito (Admin, Contributor o Reader) e clicca Importa.

Come viene visualizzato un utente

Nella lista utenti sono visibili:

  • Nome e cognome (solo per utenti interni)
  • Email
  • Stato dell'account (attivo, bloccato, scaduto)
  • Ultimo accesso alla piattaforma (Last Access)
  • Numero di documenti condivisi
  • Numero di gruppi a cui l'utente appartiene

Gli utenti esterni (a cui è stato condiviso un file senza registrazione preventiva) appariranno nella lista, ma senza nome e cognome.

Come modificare un utente

Cliccando sui tre puntini (⋮) accanto al nome dell'utente:

  • Modifica utente: nome, cognome, ruolo, data di scadenza, visibilità
  • Blocca utente: disattiva temporaneamente l'utente
  • Sblocca utente: riattiva l'utente
  • Cambia ruolo: modifica il ruolo
  • Invita: invia un messaggio personalizzato
  • Dettagli: dettagli, gruppi, elementi condivisi, scadenza
  • Gestisci sessioni: visualizza e revoca sessioni attive
  • Elimina utente: cancella permanentemente l'utente

Gruppi

La sezione Gruppi permette di creare e gestire gruppi di utenti per semplificare la condivisione di file con team, reparti o insiemi di destinatari ricorrenti.

Come creare un nuovo gruppo

  1. Clicca su Nuovo Gruppo in alto a destra
  2. Inserisci il Nome del gruppo
  3. Seleziona gli utenti da aggiungere
  4. (Facoltativo) Flagga Visible to admins only per gruppi sensibili

Importazione gruppi da EntraID

Clicca su Importa > Importa da Entra ID. La schermata mostra nome, descrizione, membri e stato dei gruppi. È possibile importare anche i membri del gruppo e selezionare il ruolo predefinito (Admin, Contributor o Reader).

Come modificare o eliminare un gruppo

Dai tre puntini (⋮) accanto al gruppo:

  • Modifica gruppo: nome, membri, visibilità
  • Dettagli: membri, numero di membri, elementi condivisi
  • Elimina gruppo: rimuove definitivamente il gruppo

Utilizzo pratico dei gruppi

  • Quando condividi un file, puoi selezionare direttamente un gruppo anziché utenti singoli
  • Tutti i membri riceveranno il file secondo i permessi impostati (Sola Lettura o Editor)
  • Se il gruppo viene aggiornato, i permessi vengono aggiornati dinamicamente anche per nuovi membri