Funzionalità avanzate
Sessioni attive
La piattaforma consente di visualizzare e gestire le sessioni attive associate al proprio account. Accedendo al menu sotto il nome utente in alto a destra e selezionando Sessioni attive, viene mostrato l'elenco di tutte le sessioni attive, inclusa la sessione corrente.
Informazioni per ogni sessione
- Browser
- Indirizzo IP
- Dispositivo
- Ultima attività
- Scadenza della sessione
- Sessione corrente
È possibile revocare singole sessioni selezionando Revoca sul lato destro della sessione corrispondente.
Nella parte inferiore della schermata sono disponibili:
- Disconnetti altri dispositivi: termina tutte le sessioni eccetto quella corrente
- Disconnetti tutti: termina tutte le sessioni, inclusa quella corrente
Gli amministratori possono anche visualizzare e gestire le sessioni attive dei singoli utenti accedendo alla sezione Utenti e selezionando Gestisci sessioni.
Impersona utente
Se abilitata, questa funzionalità consente agli Admin e Super Admin di impersonificare un utente della piattaforma per finalità di supporto, verifica o troubleshooting.
Come avviare l'impersonificazione
- Selezionare il nome utente in alto a destra
- Dalla lista, scegliere Impersona utente
- Selezionare l'utente da impersonificare (anche tramite barra di ricerca)
- (Opzionale) Inserire il motivo dell'impersonificazione
- Confermare l'operazione
Una volta confermata, si apre la piattaforma dell'utente selezionato. L'amministratore può accedere a tutti i documenti e eseguire azioni come se fosse l'utente impersonificato, rispettandone permessi e limitazioni.
Durante l'impersonificazione, nella parte inferiore dell'interfaccia è visibile una barra rossa con il nome dell'utente impersonificato.
Per terminare l'impersonificazione:
- Selezionare la X presente nella barra rossa in alto
- Oppure selezionare il nome utente in alto a destra e scegliere Interrompi impersonazione
Funzioni generali dei file e strumenti avanzati
Azioni disponibili su ogni file
Quando selezioni un file o clicchi sui tre puntini (⋮), avrai accesso alle seguenti opzioni:
| Funzione | Descrizione |
|---|---|
| Apri | Apre il file in piattaforma. In alternativa: doppio click. |
| Apri file localmente | Apre il file in locale nella cartella FileGrant. Permette la modifica sincronizzata con la versione web. |
| Scarica | Scarica una copia in chiaro del documento (se i permessi lo permettono). |
| Scarica cifrato | Scarica un PDF protetto che contiene il file cifrato. |
| Sincronizza in locale | Salva il file cifrato in locale nella cartella FileGrant con sincronizzazione automatica. |
| Condividi | Apre il pannello di condivisione. |
| Vendi | Permette di vendere il file. |
| Rinomina | Rinomina il file. |
| Organizza | Sostituisci, Crea copia, Sposta, Crea collegamento, Aggiungi ai preferiti, Nascondi. |
| Dettagli | Mostra i dettagli del file con il registro delle attività. |
| Tag | Applica o rimuove tag associati al file. |
| AIGrant | Classificazione IA, Riepilogo IA, Chat con documento. |
| Elimina | Elimina un file spostandolo nella cartella Cestino. |
Filtri e strumenti di ricerca
| Filtro | Funzione |
|---|---|
| Tipi di file | Filtra i documenti per tipo: documenti, immagini, audio, video, altro. |
| Mostra file condivisi con | Seleziona un utente per vedere i file che gli hai condiviso. |
| Cerca file e cartelle | Ricerca per nome file o cartella, tag o metadati. Supporta corrispondenza esatta e ricerca approssimativa. |
Schede dettagli e attività dei file
Per visualizzare le informazioni dettagliate: seleziona il file e clicca su Dettagli.
Dettagli: ultima modifica, ID univoco, tipo di file, utenti con cui è stato condiviso, versioni precedenti, descrizione del documento (campo modificabile).
Attività: elenco cronologico di tutte le attività sul file (aperture, modifiche, download, cancellazioni, ridenominazioni, tag, preferiti, file nascosti).
Iconografia e interfaccia
| Icona | Significato |
|---|---|
| Stellina | File preferito |
| Occhio giallo | Modalità Sola Lettura (accesso limitato) |
| File con matita verde | Modalità Editor (accesso modificabile) |
| File con omino | Il file è stato condiviso con altri utenti |
| File con chiave | File aperto in locale |
| Server locale | File sincronizzato in locale |
| Nuvola con circuiti | Classificazione in corso |
| Etichetta con check | Mostra la classificazione del file |
| Negozio | File in vendita |
| Hidden Eye | File nascosto dalla vista principale |
| Building | Company tag |
| Nodi collegati | Tag pubblico |
Macchina stati: stati e transizioni nelle operazioni
La Macchina Stati di FileGrant Enterprise definisce in modo preciso i comportamenti della piattaforma in base a ruolo dell'utente, tipo di accesso al file, stato corrente e presenza di tag o restrizioni.
Stati e permessi in base al ruolo
| Ruolo | Condividere | Modificare | Caricare | Gestire utenti | Settings | AI |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Super Admin | Sì | Sì | Sì | Sì | Sì | Solo se abilitato |
| Admin | Sì | Sì | Sì | Sì | Sì* | Solo se abilitato |
| Contributor | Sì | Sì | Sì | No | No | Solo se abilitato |
| Reader | No | No | No | No | No | Solo se abilitato |
| External | No | No | No | No | No | Solo se abilitato |
* Tranne se vengono applicate eccezioni dal Super Admin.
Stati dei file in base all'accesso
| Modalità | Stato | Azioni destinatario |
|---|---|---|
| Sola Lettura | Read-only | Visualizza, non può modificare, stampare, scaricare (a meno di override tag) |
| Editor | Writable | Modifica in tempo reale, può scaricare (se non bloccato da tag) |
| Quick Share | Temporary shared | Accesso limitato nel tempo; configurabile da chi condivide |
Influenza dei tag sul comportamento dei file
I tag non sono rigidi o preconfigurati: possono essere creati liberamente dagli amministratori. L'effetto pratico di un tag dipende dalle regole associate ad esso tramite le Impostazioni.
Importante
I tag, una volta creati, non hanno alcun effetto pratico fino a quando non vengono collegati a una regola nelle sezioni Gestione Download Sicuro o Modalità Anti-Capture forzata nelle Impostazioni.
Azioni vietate in base a stato o ruolo
| Azione | Bloccata per | Motivo |
|---|---|---|
| Modificare utenti o gruppi | Contributor, Reader | Riservato solo agli Admin |
| Modificare permessi post-condivisione | Reader | Non ha diritto di gestione |
| Scaricare file protetti da tag | Tutti i ruoli (se tag attivo) | Il tag no download sovrascrive qualsiasi permesso |
| Accedere a Settings | Contributor, Reader | Settings riservati all'amministrazione |
Stato di ogni file: tracciabilità
Ogni file ha un audit log interno che registra:
- Tutte le azioni svolte
- Da quale utente
- In quale data/ora
- Con che stato attivo
Questi dati sono accessibili nella sezione Registro attività per garantire piena trasparenza.