Condivisi

La sezione Condivisi contiene esclusivamente i file che tu hai condiviso con altri utenti. Non include file ricevuti né quelli caricati ma non ancora condivisi.

Struttura della sezione

Per ogni file condiviso puoi visualizzare:

  • Il nome del file
  • I tag applicati ai file
  • La dimensione del file
  • L'ultima modifica

Modalità di condivisione standard

  1. Individua il file

    Carica o individua il file nella sezione File.

  2. Avvia la condivisione

    Clicca sul pulsante Condividi dal riquadro accanto al file, oppure sui tre puntini (⋮) scegliendo l'opzione Condividi. Puoi anche scegliere Copia link per generare un link da condividere su qualsiasi piattaforma.

  3. Configura la condivisione

    Si aprirà una finestra con le seguenti opzioni:

    Destinatari della condivisione:

    • Utenti singoli o più utenti
    • Gruppi
    • Utenti esterni (inserire manualmente l'indirizzo email completo)

    Permessi di accesso:

    • Sola Lettura: l'utente può solo visualizzare il file, senza scaricarlo, stamparlo o modificarlo
    • Editor: l'utente può modificare il file in tempo reale tramite Office 365 e scaricare in chiaro (se i tag lo permettono)

    Scadenza accesso: clicca su Aggiungi data di scadenza per impostare un limite temporale.

    Messaggio personalizzato (facoltativo): puoi includere un messaggio nella mail automatica. Rimuovi la spunta da Invia messaggio se non desideri inviarlo.

Sicurezza dei link condivisi

Il link condiviso è sempre protetto da autenticazione (email + OTP). Anche se il link viene condiviso pubblicamente, solo gli utenti esplicitamente selezionati come destinatari potranno aprire il file.

Scarica cifrato (Lock&Go)

Una funzione avanzata per condividere un file in forma cifrata all'interno di un PDF protetto.

Come funziona

  1. Clicca sui tre puntini accanto al file
  2. Seleziona Scarica cifrato
  3. Verrà generato un file PDF, scaricato nella cartella Downloads del computer

Contenuto del PDF

  • Il file sarà visibile solo tramite accesso alla piattaforma
  • Include: descrizione del file, logo e colori aziendali (se configurati), un pulsante Show Content

Accesso da parte del destinatario

  1. Il destinatario clicca su Show Content nel PDF
  2. Inserisce il proprio indirizzo email
  3. Riceve un codice OTP da inserire
  4. Visualizza il file direttamente nella piattaforma, soggetto agli stessi permessi del file originale

Sincronizzazione dinamica

Ogni modifica al file originale (contenuto, permessi, revoche) sarà riflessa automaticamente anche nel PDF protetto. Se revochi la condivisione, l'utente non potrà più accedere nemmeno dal PDF.

Ereditarietà permessi (cartelle condivise)

  • Se condividi una cartella intera, tutti i file al suo interno ereditano i permessi della cartella madre
  • Se vuoi impostare regole diverse su un file specifico, devi condividerlo separatamente

Condivisione rapida: Quick Share

Condivisione rapida è la modalità più veloce per caricare e condividere file immediatamente. È pensata per semplificare le condivisioni urgenti e occasionali.

Come accedere

  1. In alto a destra, cliccare sul nome utente
  2. Selezionare Vai a Condivisione rapida dal menu a tendina
  3. Si aprirà un'interfaccia dedicata esclusivamente alla condivisione rapida

Come condividere un file

  1. Aggiungi file

    Clicca su Aggiungi file per caricare uno o più file, oppure su Aggiungi cartelle per caricare una cartella intera.

  2. Seleziona i destinatari

    Nella sezione Condividi con, seleziona: utente singolo, più utenti o gruppo di utenti.

  3. Definisci i permessi

    • Sola Lettura: il destinatario può solo visualizzare il file
    • Editor: il destinatario può modificare il file online tramite Office 365 e, se permesso, scaricarlo

  4. Imposta scadenza (opzionale)

    Dopo la data impostata, il file non sarà più accessibile.

  5. Inserisci messaggio (facoltativo)

    Inserisci un messaggio di accompagnamento nella casella di testo dedicata.

  6. Avvia caricamento e condividi

    Il file viene caricato e automaticamente condiviso con i destinatari selezionati.

Dove trovo i file condivisi tramite Quick Share?

Torna alla schermata principale cliccando su Nome utente > Vai al File Manager. Nella lista dei tuoi documenti, troverai in cima una cartella chiamata Quick Share, contenente lo storico dei file condivisi, le informazioni sui destinatari e le opzioni per revocare o modificare i permessi.