Impostazioni

La sezione Impostazioni permette di configurare l'identità visiva dell'azienda, controllare permessi avanzati, impostare restrizioni di sicurezza e definire regole di gestione centralizzata dei file.

Branding azienda: personalizzazione piattaforma

Questa area consente di personalizzare l'aspetto della piattaforma con i colori e il logo dell'azienda.

Campi disponibili

• Nome azienda: inserisci il nome completo della società
• Lingua preferita: scegli la lingua della piattaforma tra Inglese o Italiano

Loghi personalizzabili

1. Logo pagina di login: visibile nella pagina di LogIn. Logo quadrato o orizzontale con sfondo trasparente, larghezza massima 200px.
2. Logo barra superiore: visibile nella barra superiore dell'interfaccia utente.
3. Logo notifica email: usato per le notifiche di condivisione via email.
4. Quick Share Background: immagine di sfondo della pagina Condivisione rapida. Formato consigliato: 1200x1920 px.

Colori aziendali

• Colori barra superiore: scegli colore di sfondo e testo della barra in alto
• Colori pulsanti principali: definisci i colori principali dei pulsanti (sfondo e primo piano)

Etichette

Personalizza i testi visibili nella piattaforma, come quelli della pagina di login.

Single Sign-On (SSO)

Questa impostazione consente agli utenti di accedere a FileGrant Enterprise utilizzando le loro credenziali esistenti fornite da un Identity Provider supportato.

Come abilitarlo

• Nella sezione Impostazioni, cliccare sul provider tra Google e/o Microsoft
• Per attivare un provider, scorrere il pulsante alla destra del suo nome (grigio = disattivato, blu = attivato)

Configurazione

Popolare i campi richiesti con i dettagli di autenticazione:

• Client ID
• Client Secret
• Redirect URI (da copiare e inserire nella configurazione del IdP)
• Redirect URI mobile (solo se si vuole abilitare SSO sull'app mobile)
• Domini (con possibilità di aggiungere domini cliccando su Aggiungi dominio)

Una volta configurato, gli utenti potranno effettuare il login direttamente tramite il provider selezionato, senza bisogno di OTP via email.

AIGrant: controllo dell'accesso alle funzionalità AI

Questa sezione consente agli amministratori di definire chi può accedere e utilizzare le funzionalità di intelligenza artificiale integrate in FileGrant Enterprise, tra cui:

• Tagging AI
• Riepilogo file AI
• Chat file AI
• Scraping AI

Tagging AI: classificazione automatica tramite agente AIGrant

Abilita l'assegnazione automatica dei tag ai file in base al loro contenuto, sfruttando gli agenti configurati nella piattaforma AIGrant. Si applica solo ai file di dimensione inferiore a 250 MB.

Configurazione di base:

1. Selezionare Aggiungi regola
2. Scegliere se abilitare la classificazione automatica dei file in base al loro contenuto
3. Definire chi può classificare i file:
   • Utenti: l'agente AI può essere utilizzato da tutti i membri (tranne le eccezioni)
   • Tag: solo i file con determinati tag verranno classificati in automatico
4. Per applicare eccezioni, cliccare su Gestisci eccezioni

Impostazioni aggiuntive: estensioni supportate (.pdf, .docx, .xls, .ppt) e possibilità di aggiungere regole aggiuntive.

Riepilogo file AI

Abilita la possibilità di generare automaticamente un riepilogo del contenuto dei file. Si applica solo ai file di dimensione inferiore a 250 MB.

Configurazione: selezionare chi può accedere alla funzione (Tutti o Nessuno), con possibilità di gestire eccezioni e specificare estensioni supportate.

Chat file AI

Abilita la possibilità per gli utenti di interagire in linguaggio naturale con il contenuto dei file. Si applica solo ai file di dimensione inferiore a 250 MB.

Configurazione analoga a Riepilogo file AI: ambito utenti, eccezioni, estensioni e regole multiple.

Scraping AI

Consente di disabilitare l'estrazione automatica dei contenuti dei file da parte di strumenti AI. Applicato solo ai file aperti in modalità Read-Only e di dimensione inferiore a 250 MB. La protezione è attiva al momento solo sui file PDF e Office.

Configurazione: aggiungere regola, gestire eccezioni, applicazione per Tag e regole multiple.

Visibilità utenti registrati dagli admin

Controlla se gli utenti creati da admin sono visibili agli altri utenti Contributor durante la condivisione.

• Tutti (default): i contributor non vedono gli utenti e gruppi admin-registrati
• Nessuno: i contributor vedono gli utenti e gruppi admin-registrati durante le condivisioni

Eccezioni: tramite la sezione Exception Handling è possibile escludere specifici utenti o gruppi.

Controllo restrizione tipo file

Consente agli amministratori di controllare quali tipi di file possono essere caricati nella piattaforma.

• Tutti: tutti gli utenti sono soggetti alle regole impostate
• Nessuno: le restrizioni non vengono applicate

È possibile gestire eccezioni e selezionare uno o più tipi di file da vietare.

Regole di gestione tag file

Consente di abilitare e controllare la gestione dei tag (aggiunta/rimozione) applicati ai file. È possibile stabilire se la funzionalità sia consentita per tutti i file o solo per quelli contrassegnati da tag specifici.

Configurazione: aggiungere regola, gestire eccezioni, regole basate sui Tag e regole multiple personalizzate.

Permesso vendita file

Consente di abilitare o disabilitare la possibilità per gli utenti di vendere i propri file direttamente attraverso la piattaforma.

• Tutti: tutti i membri possono vendere i propri file
• Nessuno: nessun utente può vendere file

Eccezioni configurabili per singolo utente, più utenti o un gruppo.

Abilita protezione con watermark per membri

Consente di abilitare la protezione tramite watermark per i file condivisi, applicando un testo sovrapposto al contenuto per aumentarne la tracciabilità e ridurre il rischio di diffusione non autorizzata.

Ambito di applicazione: Tutti o Nessuno, con possibilità di gestire eccezioni.

Gestione delle regole e dei tag

È possibile definire più regole di watermark. La prima regola può essere configurata senza vincoli di classificazione. Dalla seconda regola in poi, l'aggiunta è consentita solo se sono presenti uno o più tag.

Configurazione del contenuto del watermark

Il testo può includere placeholder dinamici:

• Proprietario
• Data e ora di visualizzazione
• Data di condivisione
• Indirizzo IP
• Destinatario

Formattazione: \n per andare a capo, **testo** per il grassetto.

Aspetto e posizionamento

Posizione del testo (in alto a sinistra/centro/destra, in basso a sinistra/centro/destra, diagonale ripetuto), dimensione del font (1-72), colore del font, opacità del font (1%-100%). Anteprima in tempo reale disponibile.

Limite dimensione file

Permette di impostare il limite massimo di dimensione dei file che gli utenti possono caricare (es. 50MB, 100MB, 1GB). Valido per tutti i membri della piattaforma.

Restrizione cancellazione file

Abilita un controllo granulare sull'eliminazione dei file da parte dei collaboratori, prevenendo eliminazioni non autorizzate.

• Tutti: tutti gli utenti possono cancellare file
• Nessuno: nessun utente può cancellare file

Gestione per tipo di accesso

È possibile specificare quali categorie sono autorizzate a eliminare i file:

• Proprietario del file
• Creatore del file
• Destinatario del file

Versioning file

Permette di configurare come vengono mantenute le versioni dei file nella piattaforma.

1. Conservazione per numero: conserva solo le ultime N versioni (1, 5, 10, 15, 20). Limite massimo: 20 versioni.
2. Conservazione per età: conserva le versioni fino a un massimo di N giorni (fino a 360 giorni).

Classificazione obbligatoria dei file

Garantisce che i file siano adeguatamente classificati prima di poter essere condivisi. Configurazione: Tutti o Nessuno, con possibilità di gestire eccezioni.

Restrizione collegamento rapido

Consente di limitare la creazione di collegamenti rapidi per i file che contengono specifici tag. Configurazione: Tutti o Nessuno, gestione eccezioni, selezione tag e regole multiple personalizzate.

Restrizione condivisione esterna

Consente di decidere se limitare la condivisione a specifici domini.

Configurazione:

• Selezionare Aggiungi regola
• Selezionare i domini approvati con Aggiungi dominio
• Gestire eccezioni per utenti o gruppi
• Regole basate sui Tag e regole multiple personalizzate

Imposizione cifratura download

Controlla le restrizioni di download applicabili a tutti i membri della piattaforma. Configurazione: Tutti o Nessuno, gestione eccezioni, restrizioni basate sui Tag e regole multiple.

Tag consentiti per il download

Consente di abilitare il download dei documenti in chiaro per i file condivisi con permessi di sola lettura, limitando l'operazione esclusivamente ai file con specifici tag autorizzati. Configurazione: Tutti o Nessuno, gestione eccezioni, restrizioni basate sui Tag e regole multiple.

Modalità Anti-Capture forzata

Impone la visualizzazione dei file condivisi con tag specifici solo in modalità Anti-Capture, impedendo screenshot o registrazioni dello schermo. Configurazione: Tutti o Nessuno, gestione eccezioni, restrizioni basate sui Tag e regole multiple.

Permesso di ricondivisione file

Consente agli utenti di ricondividere i file ricevuti con altri, applicando regole di sicurezza basate su opzioni predefinite e sui tag associati ai file.

Opzioni avanzate disponibili:

• Visualizzare gli utenti che hanno già ricevuto accessi da altri
• Consentire ai collaboratori di modificare, sovrascrivere o eliminare le impostazioni di condivisione esistenti
• Abilitare la condivisione da parte dei Visualizzatori (utenti con accesso in sola lettura)

Workflow di revisione/approvazione

Quando un utente invia una richiesta di ricondivisione, il team di revisione riceve una notifica (tramite l'icona della campanella o dal menu utente > Richieste di condivisione file).

Le richieste sono suddivise in: In attesa, Approvato, Rifiutato. Il revisore può in qualsiasi momento modificare l'esito della richiesta.

Scadenza Obbligatoria File Condiviso

Impone limiti di tempo alla condivisione dei file, per evitare accessi indefiniti. Configurazione: Tutti o Nessuno, gestione eccezioni, selezione della durata massima (fino a 360 giorni), regole basate sui Tag.

Accesso sicuro file locale

Definisce come i documenti possono essere aperti localmente (su Windows o macOS) attraverso l'agente dedicato, in modo sicuro e cifrato, garantendo la conformità alle politiche di Data Loss Prevention (DLP).

Applicazioni autorizzate

• Microsoft Word, Excel, PowerPoint
• Adobe Acrobat, Adobe Photoshop
• Microsoft Edge, Microsoft Notepad, Microsoft Photos
• Google Chrome
• Rhino 8

Restrizioni aggiuntive

• Restringere il copia/incolla
• Restringere la stampa
• Restringere l'accesso alla rete dell'applicazione
• Restringere la cattura dello schermo

Opzioni avanzate

• Apertura predefinita in locale: forza l'apertura locale dei file
• Accesso offline: salvando il certificato localmente consente di decifrare i file offline
• Regole basate sui Tag e regole multiple personalizzate

Visibilità dei File con Tag

Controlla l'accesso ai documenti utilizzando i tag, semplificando la gestione delle policy di sicurezza e la visibilità dei contenuti per utenti e gruppi.

I tag possono essere utilizzati per ampliare la visibilità dei file, rendendoli accessibili:

• A tutti gli utenti registrati (utenti interni)
• Oppure anche a utenti esterni non autenticati (chiunque)

Per ciascuna audience selezionata, è possibile definire il livello di accesso:

• Amministratori, Contributor, Lettori, Utenti esterni
• Modalità editor o Modalità sola lettura

Requisiti di approvazione condivisione

Controlla se la condivisione di file e cartelle richiede un'approvazione preventiva. Le richieste possono essere indirizzate a un supervisore designato o a un team di revisione predefinito.

Team di revisione

Cliccando su Gestisci Team di revisione, l'amministratore può configurare:

• Approvazione generale richiesta: condivisione consentita solo dopo approvazione preventiva
• Approvazione solo per ri-condivisioni: il requisito si applica solo ai file ricevuti e successivamente ri-condivisi

Invisibilità forzata dei file

Consente di rendere invisibili determinati tipi di file ai destinatari, pur completando correttamente l'azione di condivisione. È utile per nascondere i file sorgente modificabili e rendere visibili solo formati approvati come i PDF.

Nella sezione Invisibili dopo la condivisione è possibile selezionare tutti i tipi di file o solo specifiche tipologie da rendere invisibili.

Permessi Impostazioni Amministratore

Consente di limitare l'accesso degli amministratori alle impostazioni della piattaforma, definendo in modo granulare quali Admin possono accedere a specifiche sezioni di configurazione.

Ambito Amministratore

Selezionare uno o più amministratori ai quali verrà negato l'accesso. Gli amministratori selezionati mantengono il ruolo di Admin, ma con restrizioni sulle aree di configurazione.

Impostazioni negate

Nel pannello laterale destro è possibile selezionare una o più impostazioni alle quali gli amministratori indicati non sono autorizzati ad accedere. Le restrizioni si applicano esclusivamente alle impostazioni selezionate.